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Bei der Mahnung handelt es sich um eine eindeutige Aufforderung von Seiten des Gläubigers an den Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen. In der Regel wird der Schuldner mit dem Eingang der Mahnung gleichzeitig in Verzug gesetzt. Er ist somit in Schuldnerverzug gemäß § 286 BGB. Obgleich die Mahnung per se formlosen Charakter hat, wird sie in der Regel in Schriftform, per Einschreiben und unter Zuhilfenahme sukzessive gesteigerter Mahnstufen bis hin zum Engagement entsprechender Inkassodienstleister zugestellt. Je länger sich der jeweilige Schuldner in Zahlungsverzug befindet, desto höher sind gemeinhin die zusätzlich zum eigentlichen Rechnungsbetrag zu entrichtenden Mahngebühren. Eine Mahnung kann dem Schuldner neben der Übersendung in klassischer Briefform ebenfalls abweichend im Rahmen konkludenten Handelns zugehen. Ein konkludentes Handeln, auch als stillschweigende Willenserklärung oder schlüssiges Verhalten bezeichnet, kann in diesem Zusammenhang unter anderem sowie vor allem in Form der Zustellung eines Mahnbescheids, mittels Schicken einer Zahlkarte oder quittierten Rechnung sowie ultimativ auch durch das Einreichen einer Klage bei Gericht auftreten.

Ein Sonderfall: Die Übersendung einer unquittierten Rechnung wird in der Regel nicht als Mahnung angesehen – es sei denn, die Zustellung erfolgt mehrfach und in kurz aufeinanderfolgenden Abständen. Ein anderer gebräuchlicher Begriff für die Mahnung besteht in der Zahlungserinnerung.

Eine Mahnung dient als eine Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, wenn dieser einer vereinbarten Zahlungsfrist nicht nachgekommen und somit in Zahlungsverzug geraten ist. In diesem Zusammenhang sind der Zahlungsverzug, dessen Eintritt und die zulässigen Handlung gesammelt in §286 BGB ff. zu finden.

Die Form der Mahnung

Mahnungen sind in Form eines korrekten Anschreibens an den Schuldner zu richten und bringen den Schuldner damit offiziell in Zahlungsverzug. In dieser Verbindung müssen Mahnungen einen bestimmten Aufbau aufweisen, damit eine Mahnung als rechtlich sicher anerkannt werden kann.

Zunächst hat die Mahnung in Schriftform zu erfolgen. Diese kann als Dokument digital, aber auch postalisch übermittelt werden.

In einer Mahnung müssen folgende Angaben unbedingt enthalten sein:

  • Anschrift des Schuldner
  • Anschrift des Gläubigers
  • Aktuelles Datum
  • Genaue Bezeichnung der Handlung oder des Leistungsumfangs ggf. Vorgangsnummer
  • Korrekte Angabe des Leistungsortes und Datum der erfolgten Leistung
  • Genaue Angabe des geschuldeten Betrages
  • Ggf. Aufzählung der möglichen Folgen bei Nichtzahlung einer Rechnung

Viele Unternehmen wählen den Weg der Zahlungserinnerung, die eine Vorform der Mahnung darstellt. In diesem Falle wird der Kunde darauf hingewiesen, dass er eine Zahlung vergessen und diese auszugleichen hat. In den meisten Fällen entspricht dies noch keiner Mahnung. Wird der Kunde auf mögliche Konsequenzen hingewiesen, handelt es sich um eine Mahnung. Darin sollten auch die vertraglichen Vereinbarungen benannt werden, wenn Geldforderungen unter besonderen Konditionen oder Absprachen fällig geworden sind. Mit der Nichteinhaltung eines Zahlungsmodelles könnten Dauerschuldverhältnisse direkt erlöschen.

Zeitpunkt und Folgen einer Mahnung

Eine Mahnung kann gegenüber dem Schuldner ausgesprochen werden, wenn er mit seiner Zahlung in Verzug geraten ist und die geforderte Schuld nicht bis zum Zahlungsziel beglichen hat. Viele Unternehmen gewähren bei Rechnungen oder kleineren Dauerschuldverhältnissen Kulanz, die eine kurzzeitig spätere Zahlung nach dem eigentlichen Zahlungsziel sanktionsfrei zulässt.

Ansonsten ist eine Mahnung immer dann angebracht, wenn die vereinbarten Zahlungsziele nicht eingehalten wurden. Bei einer Rechnungsstellung handelt es sich hierbei um ein festes Datum, das festlegt, wann eine Leistung vergütet sein muss. Handelt es sich um ein Dauerschuldverhältnis, wie einen Kreditvertrag, eine Finanzierung oder ein Arbeitsverhältnis, bei dem monatliche Zahlungen an einem bestimmten Tag zu erfolgen haben, kann eine Mahnung bei Nichtzahlung versendet werden.

Bei Dauerschuldverhältnissen ist die Einhaltung der vereinbarten Zahlungstermine noch wichtiger, da hierbei der weitere Zahlungsplan gefährdet werden kann. Wird keine Zahlung erbracht, kann die Leistung verweigert und aufgehoben werden. Geschuldete Beträge sind dann in vollem Umfang und sofort zu entrichten. Der Ablauf eines Mahnungsverfahrens bei Zahlungsverzug sollte bei Vertragsabschluss in den AGB´s festgehalten werden. Handelt es sich um Zahlungen, die kalendarisch terminiert wurden, kann eine Mahnung direkt unterlassen werden, sofern in der Rechnung auf die Folgen bei Zahlungsverzug hingewiesen wurde.

In der Regel folgt nach einer Zahlungserinnerung die erste Mahnung, die unter Umständen mit Mahngebühren belegt werden kann. Sie muss Informationen über die Folgen eines anhaltenden Zahlungsverzuges enthalten. Nach fruchtlosem Ablauf dieser Frist folgt aller Regel nach eine zweite Mahnung, die nachdrücklich auf die gesetzlichen Folgen hinweist. Der Gläubiger hat die Möglichkeit eine Leistungsklage gegen den Schuldner anzustrengen, welche in Form eines Mahnbescheides zur Pfändung durch den Gerichtsvollzieher oder der Konten des Schuldners führen kann.

Verzug

Eine Mahnung muss nur dann nicht erstellt werden, wenn auf die Folgen eines Zahlungsverzuges ausdrücklich bei Erstellung der Rechnung und Festlegung einer kalendarischen Frist hingewiesen wurde. Hierbei kann es zu unterschiedlichen Situationen kommen, die es erfordern, dass eine Mahnung ausgeschrieben wird, da für den Schuldner durch eigenes schuldhaftes Handeln die Nichtzahlung bereits klar ist.

Selbstmahnung: Wurde eine Kartenzahlung erfolgreich vorgenommen, aber das Konto des Schuldners nicht gedeckt, dann muss der Gläubiger Maßnahmen einleiten, um den geschuldeten Betrag einzutreiben. Hierzu entstehen Kosten für Adressermittlung etc., um den Schuldner kontaktieren zu können.

Rücklastschrift: War eine Lastschrift erfolgreich, aber der Schuldner hat diese Buchung über sein Konto storniert und als nicht genehmigt tituliert, ist die erbrachte Leistung zwar gegeben, aber die Vergütung nicht erfolgt. Durch diese Handlung steht der Schuldner automatisch in Zahlungsverzug.

Schuldner verweigert die Zahlung: Ist der Schuldner mit einer Leistung nicht einverstanden oder weigert sich, die Rechnung offensichtlich zu bezahlen, gerät er, ohne weitere Darlegung seiner Gründe, in einen Zahlungsverzug.

Individualvereinbarung: Ist ein Schuldner in Zahlungsverzug geraten und bittet selbständig um einen Aufschub der Zahlungsfrist bzw. informiert den Gläubiger darüber, dass er die Zahlung zum Zahlungsziel nicht leisten kann, es aber verspätet eintrifft, befindet er sich im Zahlungsverzug. Eine Mahnung muss erst erstellt werden, wenn der neue Termin auch fruchtlos verstreicht.

Verjährung

Eine Mahnung kann nicht verjähren. Lediglich die Leistung, auf die sich die Mahnung bezieht, und die Forderung können nach drei Jahren verjähren. Das gilt für alle Leistungsforderungen. Sollten Mahnungen in diesem Zeitraum übermittelt, aber keine rechtlichen Schritte ergriffen worden sein, kann eine Mahnung die Verjährungsfrist nicht außer Kraft setzen. Weiterhin kann eine Mahnung dann ungültig sein, wenn spezifische Aspekte bei der Erstellung nicht beachtet werden. In diesem Fall sind Mahnungen und Rechnungen nicht an eine Frist gebunden. Sind sie nicht richtig erstellt, können sie automatisch verfallen. Die Rechnungsstellung und auch das Mahnverfahren müssten dann korrekt und neu eingeleitet werden.

Fehler in der Rechnungsstellung können zahlreich sein und sind bei einem hohen Arbeitsaufwand schnell passiert.

Hierzu zählen:

  • Falscher Name
  • Falsche Adresse
  • Falsche Leistungsbezeichnung
  • Falsche Leistung, die in Rechnung gestellt wurde
  • Zu lange Wartezeit bis zur Ausgabe der Rechnung

Der Anspruch auf Vergütung einer Leistung, sofern es sich nicht um ein Dauerschuldverhältnis handelt, liegt bei 3 Jahren nach Leistungserbringung. Sollte die Rechnung durch Fehler im System nie ausgesendet worden sein, können die drei Jahre auch ohne eine Mahnung abgelaufen sein, da keine Zahlungsfrist an den Schuldner gestellt wurde. In diesem Falle handelt es sich um ein Verschulden des Unternehmens.

Wurde eine Leistungsklage angestrengt und ein Mahnbescheid konnte erwirkt werden, sind alle Handlungen zum Eintreiben der Zahlungen für dreißig Jahre gültig und vollstreckbar. Erst dann verliert der Mahnbescheid seine rechtliche Gültigkeit und die erbrachte Vergütung der Leistung kann nicht mehr eingebracht werden.

Geschäftsfähigkeit

Als Grundlage für ein Mahnverfahren dient ein rechtskräftig geschlossener Vertrag. Dieser muss mit einer volljährigen geschäftsfähigen Person geschlossen werden. Nur diese Personen sind gesetzlich dazu in der Lage, Willenserklärungen zu unterzeichnen und geschäftsfähige Handlungen durchzuführen. Auf diese Art und Weise kann das Einverständnis mit den vorgelegten AGB´s, aber auch anderen Regelungen, die vertraglich getroffen werden, eingeholt werden.

Erst dann können im Zahlungsverzug Mahnungen erstellt werden. Mahnungen, die auf einem rechtlich nicht haltbaren Vertrag aufgebaut werden, sind ebenso wirkungslos, wie der Vertrag selbst.

Mahngebühren und Kosten

Mahngebühren gelten im Volksmund als Gebühren, die nicht erhoben werden dürfen und nicht bezahlt werden müssen. Dies ist nicht richtig.

Grundsätzlich dürfen Mahngebühren erst dann erhoben werden, wenn eine Mahnung einen Schuldner auch in den Verzug gesetzt hat, also nach Erhalt der ersten Mahnung. Dabei dürfen Mahnkosten den eigentlichen Wert der geschuldeten Zahlung nicht übersteigen. Grundsätzlich gelten 5 Prozent pro Monat als legitim.

Über die Erhebung von Mahnkosten und Verzugsgebühren muss in den AGB eine Regelung festgelegt sein, die dem potentiellen Schuldner schon bei Abschluss eines Vertrages bekannt ist. Darüber hinaus dienen diese Gebühren als Entschädigung für das Unternehmen, weil es mit den Beträgen der Rechnung anderweitig hätte handeln können. Dieser Zahlungsverzug muss abgegolten werden. Dabei können die Gebühren nicht in unermesslicher Höhe angegeben werden und müssen selbständig stehen. Legt ein Unternehmen alle Ausgaben für Personal- und Verwaltungskosten in Mahngebühren um, ist dies laut eines Urteils des Oberlandesgerichts München nicht rechtmäßig und muss nicht vom Schuldner getragen werden.

Bei Dauerschuldverhältnissen, wie Stromverträgen, ist eine Mahnpauschale von mehr als 5 Euro generell als zu hoch zu bewerten und wurde bereits von entsprechenden Instanzen abgeurteilt. In diesem Zusammenhang sollten Unternehmen sich auf die Regelung berufen, dass Mahnkosten erst dann berechnet werden, wenn ein Schuldner in Zahlungsverzug gerät und dieser 30 Kalendertage nach Ausgabe der Rechnung oder nach Ablauf des Zahlungsziels liegt. Eine Mahnung, die noch innerhalb des Zahlungsziels erfolgt, darf keine Mahngebühren oder Verwaltungskosten beinhalten.

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