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Arbeitswelt

Fahrtkostenerstattung bei Bewerbungsgesprächen

Wer mit dem Auto zum Bewerbungsgespräch anreist, kann per Kilometerpauschale die entstandene Kosten geltend machen. Voraussetzung bildet die Absprache mit dem potentiellen Arbeitgeber.

Bewerbungsgespräche finden in der heutigen Zeit kaum noch am eigenen Wohnort statt. Aufgrund der Globalisierung müssen Arbeitnehmer oft in eine entfernte Stadt reisen, um sich bei einem Unternehmen vorzustellen. Auch für eine kurze Fahrtstrecke fallen in der Regel Fahrtkosten für Bus, Bahn oder das eigene Auto an.

  • Wie sieht es aus bei der Fahrtkostenerstattung: Übernimmt diese der Bewerber oder tritt der potentielle Arbeitgeber ein?

Im folgenden Artikel wird beschrieben, wann und wie Fahrtkosten durch den Arbeitgeber oder das Arbeitsamt erstattungspflichtig sind und wie sich die rechtliche Grundlage gestaltet. Ebenso wird ein Einblick gegeben, welche Unterlagen benötigt werden.

Ansprüche und Voraussetzungen

Als Arbeitnehmer, der ein neues Beschäftigungsgebiet sucht oder als Arbeitsloser, der in das Berufsleben einsteigen möchte, müssen in einigen Fällen längere Fahrten zu einem Bewerbungsgespräch in Kauf genommen werden. Die gesetzlichen Grundlagen für eine Fahrtkostenerstattung sind sehr umfangreich. Nicht immer zahlt das Arbeitsamt oder der potentielle Arbeitgeber. Wie im Fall einer Abfindung bei Kündigung, haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber verschiedene gesetzlich geregelte Rechte und Pflichten.

Die gesetzlichen Voraussetzungen für die Fahrtkostenerstattung

Im § 679 BGB zur Fahrtkostenerstattung ist gesetzlich geregelt, dass der potentielle Arbeitgeber die Fahrtkosten zu übernehmen hat, wenn er den Bewerber zu einem Bewerbungsgespräch einlädt. Weist der Arbeitgeber im Vorfeld darauf hin, dass der Bewerber die Kosten selbst tragen muss, gilt diese Verpflichtung nicht. Bleibt die Fahrtkostenerstattung vom potentiellen Arbeitgeber unerwähnt, kann der Bewerber die Erstattung verlangen. Die Höhe der zu übernehmenden Kosten sollte im Vorfeld vom Arbeitgeber in der Einladung zum Bewerbungsgespräch betitelt werden.

Wer mit dem Auto zum Bewerbungsgespräch anreist, kann per Kilometerpauschale die entstandene Kosten geltend machen. Voraussetzung bildet die Absprache mit dem potentiellen Arbeitgeber.
Wer mit dem Auto zum Bewerbungsgespräch anreist, kann per Kilometerpauschale die entstandene Kosten geltend machen. Voraussetzung bildet die Absprache mit dem potentiellen Arbeitgeber.

Gibt es Unterschiede hinsichtlich der Fahrtkosten bei der Bewerbungsform

Hat der potentielle Arbeitgeber zum Bewerbungsgespräch eingeladen, muss er in der Regel für die Fahrtkosten des Bewerbers aufkommen. Eine Ausnahme bildet der vorherige Hinweis, dass eine Fahrtkostenerstattung nicht erfolgen kann. Dies gilt auch dann, wenn ein Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt. Hat sich ein Bewerber selbst bei dem potentiellen Arbeitgeber eingeladen, hat er keinerlei Anspruch auf die Fahrtkostenerstattung.

Welche Kosten gehören zu den Fahrtkosten?

Welche Kosten erstattet werden, ist individuell. Findet das Bewerbungsgespräch am gleichen Wohnort oder nur wenige Kilometer entfernt statt, fallen keine Kosten für die Übernachtung und Verpflegung an. In diesem Fall sind ausschließlich die Kosten für die An- und Abreise des Bewerbers zu übernehmen. Ist der Bewerbungsort weit entfernt und hat der Bewerber keine Möglichkeit am selben Tag an- und wieder abzureisen, werden Kosten für die Übernachtung sowie angemessene Verpflegungskosten fällig. Angemessen schließt in diesem Fall den Besuch im Luxusrestaurant auf Kosten des potentiellen Arbeitgebers aus. Oft bieten die Unternehmen einen Vordruck an, in dem der Bewerber alle Kosten aufführen kann. Hierzu gehören folgende Angaben:

  • Genutzte Verkehrsmittel
  • Gefahrene Kilometer (bei der Fahrt mit dem eigenen Fahrzeug
  • Belege für Tickets und Bahnfahrkarten
  • Belege für eine Übernachtung
  • Belege für Verpflegung
Hinweis
Der Arbeitgeber kann entscheiden, ob eine Übernachtung notwendig war oder die An- und Abreise am Tag des Bewerbungsgesprächs zumutbar gewesen wäre.

Müssen Taxikosten vom potenziellen Arbeitgeber erstattet werden?

Ist der Bewerber auf eine Taxifahrt angewiesen, können die Taxikosten erstattet werden. Gleiches gilt, wenn der Bewerber mit der Bahn anreist und keine andere Möglichkeit zur Weiterfahrt gegeben ist. Dies sollte vor der Fahrt mit dem potentiellen Arbeitgeber abgeklärt werden. So hat das Arbeitsgericht Köln einmal entschieden, dass der Arbeitgeber die Kosten in vollem Umfang übernehmen muss, wenn dieser eine Taxifahrt als alternative Anreisebeschreibung angibt.

Fahrtkostenerstattung im Falle eines Headhunters

Der Headhunter wird von einem Unternehmen beauftragt, Bewerber zu suchen und diese zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Die Fahrtkostenerstattung wird infolgedessen nicht vom Headhunter übernommen.

Fahrtkostenerstattung im Falle einer privaten Personalvermittlung

Die private Personalvermittlung wird vom Arbeitsamt unterstützt. Kam das Vorstellungsgespräch über die Bundesagentur für Arbeit zustande, ist es sinnvoll, sich mit dieser vor dem Bewerbungsgespräch in Verbindung zu setzen. Lehnt der potentielle Arbeitgeber die Kostenübernahme im Vorfeld ab, kann das Arbeitsamt informiert werden. Liegen die Belege und die Bestätigung über die Teilnahme am Bewerbungsgespräch vor, können folgende Kosten vom Arbeitsamt übernommen werden:

  • Der direkte Weg mit Bus oder Bahn
  • Tickets zweiter Klasse
  • Kilometerpauschale: 20 Cent pro Kilometer, maximal 130,00 Euro pro Fahrt mit dem PKW
  • Maximal 260,00 Euro Fahrtkosten pro Jahr

Die Kosten für Verpflegung und Übernachtung werden vom Jobcenter nicht erstattet.

Für die Erstattung gelten verschiedene Regelungen. Wer mit dem potentiellen Arbeitgeber vorab spricht, hat gute Chancen auf Erstattung und eine optimierte Kostenplanung.

Angemessene Reisemittel

Eigenes Auto oder Bahn und Flugzeug, womit darf zum Gespräch angereist werden?

Wurde in der Einladung zum Bewerbungsgespräch vom potentiellen Arbeitgeber nichts gegenteiliges formuliert, muss dieser die Kosten für die Anfahrt vom Wohnort bis zum Gesprächsort übernehmen. Hier kann der Bewerber wählen, ob er mit dem Bus, der Bahn oder dem eigenen Auto anreist. Flugkosten müssen nicht übernommen werden. Die Kostenübernahme für Bus und Bahn erlaubt Tickets der zweiten Klasse. Wer mit dem eigenen Auto anreist, kann 30 Cent pro Kilometer geltend machen. Ist es nicht anders möglich als mit dem Flugzeug zum Bewerbungsgespräch zu gelangen, sollte dies vorab mit dem potentiellen Arbeitgeber abgeklärt werden. Sind die Flugtickets günstiger als Fahrkarten für die Anreise mit der Bahn, kann mit dem potentiellen Arbeitgeber Rücksprache gehalten werden.

Begrenzung der Fahrtkosten

Der potentielle Arbeitgeber hat das Recht, die Fahrtkostenerstattung zu begrenzen. Dies muss dem Bewerber vorab angezeigt werden, damit dieser die Möglichkeit des Rücktritts hat. Eine Begrenzung der Kosten kann der potentielle Arbeitgeber nicht nachträglich durchsetzen.

Fahrtkosten dürfen begrenzt werden

Fahrtkosten dürfen begrenzt werden. Hierzu muss der potentielle Arbeitgeber dem Bewerber im Einladungsschreiben schriftlich mitteilen, in welcher Höhe er die Kosten zu tragen bereit ist. So kann eine Teilung der anfallenden Kosten ebenso vereinbart werden wie eine Beschränkung auf einen spezifischen Betrag für ein Bahn- oder Busticket.

Formulierungen für die Begrenzung der Fahrtkosten können wie folgt aussehen:

  • […] „Kosten werden in Höhe eines Bahntickets der zweiten Klasse übernommen“ […]
  • […] „diese sind ausgehend für die Anreise von Ihrem Wohnort bis zu unserem Geschäftssitz“ […]
  • […] „weitere Kosten für Hotel oder Verpflegung werden nicht übernommen“ […]

Fahrtkosten erwirken

Die einzelnen Schritte für die Fahrtkostenerstattung

Wurde ein Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, kann in der schriftlichen Einladung eine Ablehnung oder die teilweise Übernahme der Kosten enthalten sein. In einem solchen Fall kann sich der Bewerber entscheiden, ob er auf eigene Kosten fährt oder das Gespräch absagt. Formulierungen für die Fahrtkostenerstattung können wie folgt aussehen:

  • […] „leider sehen wir uns nicht in der Lage, Ihre Fahrtkosten zu übernehmen“ […]
  • […] „Ihre Fahrtkosten können wir leider nur in Höhe von …… übernehmen “ […]
  • […] „Bahnticket der zweiten Klasse wird übernommen, Verpflegung und eventuelle Hotelunterbringung müssen Sie selbst tragen “ […]

Fahrtkosten in der Steuer

Können Fahrtkosten als Werbungskosten steuerlich abgesetzt werden?

Werden die Fahrtkosten nicht vom potentiellen Arbeitgeber oder Arbeitsamt übernommen, kann der Bewerber diese bei der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten eintragen. Hierzu müssen der jährlichen Steuererklärung die entsprechenden Belege beigefügt werden. In der Regel erkennen die Finanzämter die belegten Kosten für Übernachtung, Verpflegung und Fahrten zu den Bewerbungsgesprächen an. Es lohnt sich, weitere Kosten für eine Bewerbung anzugeben, um sie steuerlich geltend zu machen. Dazu gehören Kosten für Fachliteratur oder auch Kosten für ein Bewerbertraining.

Finanzierungsmöglichkeiten bei Nichterstattung

Wurde einem Bewerber die Fahrtkostenerstattung teilweise oder vollständig verweigert, muss eine alternative Finanzierungsmöglichkeit gesucht werden. Nicht immer stehen Bewerbern die nötigen Kosten für die Fahrt zur Verfügung.

Wie können die Fahrtkosten alternativ finanziert werden?

Wurden alle Möglichkeiten zur Fahrtkostenerstattung genutzt und nicht bewilligt, muss die Reise anders finanziert werden. Mit einem Kredit können Fahrt- und Übernachtungskosten optimal finanziert werden.  Unseren Kunden steht die Sofortauszahlung innerhalb von nur 60 Minuten offen. Die Laufzeit beträgt hierbei zwischen 7 und 30 Tagen, in der der Kurzzeitkredit zurückgezahlt werden kann. Aufgrund der geringen Kredithöhe und der kurzen Laufzeit fallen die Zinsen niedrig aus. So können Bewerber die Reisekosten schnell ausgleichen.

Ansprüche für verschiedene Personengruppen

Nicht nur Bewerber, die sich in einem aktuellen Arbeitsverhältnis befinden, haben einen Anspruch auf Fahrtkostenerstattung. Hierzu gehören Geringverdiener, die spezifische Zuschüsse zur Finanzierung ihres Lebensunterhalts beantragen können, wie Arbeitsuchende mit Bezug des Arbeitslosengelds I und II (Hartz IV), Menschen in Elternzeit, Berufseinsteiger wie Schüler, Auszubildende oder Studenten.

Fahrtkostenerstattung für Empfänger von Arbeitslosengeld I und II

Werden Empfänger von Arbeitslosengeld I oder II zu einem Vorstellungsgespräch geladen, muss der potentielle Arbeitgeber die Fahrtkostenerstattung gewährleisten. Ist dies nicht der Fall, sollte sich der Bewerber beim Vorstellungsgespräch folgendes vom potentiellen Arbeitgeber bestätigen lassen:

  • Zeitpunkt des Bewerbungsgesprächs
  • Bescheinigung, dass Kosten nicht übernommen werden oder
  • Bescheinigung, in welcher Höhe die Kosten übernommen werden

Nach der Rückkehr reicht der Bewerber die Unterlagen zu den entstandenen Kosten und die Bescheinigungen gemeinsam mit dem Antrag auf Erstattung ein, den er vom Arbeitsamt erhalten hat. Die Bewilligung für den Antrag auf Fahrtkostenerstattung muss vor der Reise zum Bewerbungsgespräch beim zuständigen Arbeitsamt eingeholt werden. Nachträglich hat der Bewerber keinen Anspruch auf Kostenübernahme durch das Amt.

Fahrtkostenerstattung für Bewerber in der Elternzeit

Möchte sich eine Mutter oder ein Vater während der Elternzeit bewerben, ist der potentielle neue Arbeitgeber für die Fahrtkostenerstattung  zuständig. Lehnt er die Kostenübernahme ab, können diese als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Das Arbeitsamt zahlt in einem solchen Fall nicht.

Fahrtkostenerstattung für Auszubildende, Schüler und Studenten

Bewerben sich Auszubildende, Schüler oder Studenten um eine neue Stelle, können die Kosten bei der Agentur für Arbeit geltend gemacht werden. Bevor das Arbeitsamt zahlt, muss vor Reiseantritt ein Antrag auf Erstattung gestellt und genehmigt werden. Liegt dieser Antrag nicht vor, ist das Arbeitsamt nicht verpflichtet die Fahrtkosten zum Bewerbungsgespräch zu übernehmen. Der Berufsberater bei der Agentur für Arbeit hilft weiter. Bevor über den Antrag entschieden werden kann, müssen sich Schüler, Studenten oder auch Auszubildende als arbeitssuchend melden. Darüber hinaus haben Auszubildende Anspruch auf zusätzliche finanzielle Unterstützung zur Finanzierung des Lebensunterhalts. Studenten steht unter spezifischen Voraussetzungen ebenfalls eine spezifische Unterstützung zu.

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