Jedes Jahr erhalten mehr als 21 Millionen Mieter in Deutschland von ihrem Vermieter die Nebenkostenabrechnung. Jede zweite dieser Abrechnungen ist nach einer Erhebung des Deutschen Mieterbunds unvollständig, falsch oder nicht nachvollziehbar. Diese Einschätzung beruht auf Erfahrungen, die der Mieterbund bei den örtlichen Mietervereinen abgefragt hat.
Dabei geht es nicht um kleine Geldbeträge. Laut Betriebskostenspiegel lagen in Deutschland im Jahr 2015 die durchschnittlichen Nebenkosten einschließlich Heizkosten bei 2,19 Euro pro Quadratmeter im Monat. Das sind für eine Wohnung mit 120 Quadratmetern im Jahr 3.153,60 Euro. Auch kleine Fehler oder vom Vermieter bewusst lancierte überhöhte Forderungen lösen hohe Mehrkosten aus. Gegen eine solch künstlich herbeigeführte Mieterhöhung müssen und können sich Mieter wehren.
Betriebskostenabrechnung formal prüfen lassen
Viele Mieter schauen nach dem Erhalt ihrer Nebenkostenabrechnung sofort in die Details und versuchen, dort Fehler zu finden. Das ist zwar verständlich, aber der falsche Weg. Eine Betriebskostenabrechnung muss zuerst auf formale Mängel hin geprüft werden. Denn diese formalen Mängel sind es, die dazu führen, dass eine Abrechnung generell unwirksam wird. Außerdem machen sie es überflüssig, sich weiter mit dem Inhalt der Nebenkostenabrechnung zu beschäftigen. Weist der Mieter formale Mängel bei der Aufstellung der Betriebskosten nach, muss ihm eine neue Nebenkostenabrechnung zugestellt werden. Schafft der Vermieter das nicht innerhalb der gesetzlichen Frist, verfällt sein Recht auf eine Nachzahlung von Nebenkosten.
Formaler Mangel: Die Betriebskostenabrechnung umfasst nicht den rechtlich vorgeschriebenen Inhalt.
Das schreibt das Gesetz laut Mietrecht vor:
Aus einer Nebenkostenabrechnung muss sich ohne Zweifel ergeben, für welchen Abrechnungszeitraum sie erstellt wurde. Berücksichtigt werden nur Kosten, die in dieser Abrechnungsperiode angefallen sind.
Eine formal korrekte Nebenkostenabrechnung enthält:
- Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums mit Datum
- Auflistung sämtlicher angefallener Betriebskosten
- Umlageschlüssel
- Summe der vom Vermieter im Abrechnungszeitraum bezahlten Betriebskosten
- vom Mieter in der Abrechnungsperiode geleistete Abschläge
- Rückzahlung oder Nachzahlung
Die Nebenkostenabrechnung muss vom Aufbau und den Formulierungen her klar verständlich sein. Der Mieter muss keine juristische oder betriebswirtschaftliche Vorbildung brauchen, um die Aufstellung der Betriebskosten zu verstehen.
Neues Urteil: So stärkt der BGH die Vermieter
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat im Streit um die Abrechnung der Nebenkosten Vermietern Zugeständnisse gemacht. Vermieter sind demnach nicht verpflichtet, gegenüber ihren Mieten alle Nebenkosten bis in die Details aufzuschlüsseln. Legt etwa ein Vermieter Betriebskosten auf mehrere Gebäude um, erscheinen Abrechnungen sehr komplex. Bisher galt: Sind Rechenschritte bei der Verteilung von Nebenkosten in der Abrechnung nicht nachvollziehbar, kann eine Nebenkostenabrechnung unwirksam sein. Mit dem Urteil des BGH ist diese Aufschlüsselung auf den Punkt nicht mehr nötig (Az. VIII ZR 93/15).
Was in eine Nebenkostenabrechnung gehört
Die Grundlage dafür, was als Betriebskosten abgerechnet werden kann, legt das Mietrecht. Auch im Mietvertrag sollte genau festgelegt sein, was unter der Position Nebenkosten oder Betriebskosten abgerechnet werden darf. Eine große Rolle spielt der Posten „sonstige Kosten“. Dazu können zum Beispiel die Wartung von Alarmanlagen oder Rauchmeldern zählen. Was im Mietvertrag nicht vereinbart ist, muss der Mieter laut Mietrecht auch nicht bezahlen.
Was darf als Nebenkosten abgerechnet werden?
In die Betriebskostenabrechnung gehören laut Betriebskostenverordnung (BetrKV):
- Kosten für die Heizung
- Kosten für Wasserversorgung und -Wassererwärmung
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Gemeinschaftsantenne
- Abwassergebühren
- Gebühren für Müllabfuhr
- Kosten für Straßenreinigung
- die Grundsteuer
- Kosten für den Hausmeister alternativ: Reinigung oder Gartenarbeit
- Kosten für Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen
Die Nebenkosten werden auf die Mieter im Haus anhand eines bestimmten Verteilerschlüssels umgelegt. Das kann die Zahl der Mieter in einer Wohnung aber auch die Wohnfläche oder eine Kombination aus beidem sein. Wurde zwischen Vermieter und Mieter nichts anderes ausgemacht, dann gilt als Verteilerschlüssel die Wohnfläche. Wasserkosten dürfen auch nach Verbrauch umgelegt werden, etwa mit der Hilfe von Wasseruhren.
Fristen bei der Nebenkostenabrechnung
Mieter haben nicht viel Zeit, ihre Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Nur vier Wochen stehen ihnen laut Mietrecht zur Verfügung. Danach wird definitiv die Nachzahlung fällig.
Lassen sich Unstimmigkeiten innerhalb der Prüffrist nicht klären, ist die Nachzahlung unter Vorbehalt einer Rückforderung angebracht. Der Mieter teilt seinem Vermieter das in einem formlosen Schreiben mit. Damit hält er die Fristen ein und muss nicht mit zusätzlichen Kosten wegen eines Zahlungsverzugs rechnen.
Zwölf Monate Zeit hat ein Mieter, um einen Widerspruch gegen die Abrechnung seiner Nebenkosten vorzubringen. Das gilt auch, wenn die Nachforderung bereits gezahlt wurde.
Manchmal reichen die vier Wochen Frist für eine intensive Prüfung der Nebenkostenabrechnung nicht aus. Wer Zweifel hat und deshalb die Forderung noch nicht an den Vermieter bezahlen will, der kann auf einen einfachen Tipp zurückgreifen.
Tipp: Frist für Nachzahlung ruhen lassen
- Einige der Positionen in einer Nebenkostenabrechnung lassen sich nur mit der Hilfe von Originalbelegen nachprüfen.
- Bei unerklärlichen Ausreißern oder missverständlichen Ausführungen setzt sich der Mieter deshalb mit seinem Vermieter zusammen und fordert Einsicht in die Originaldokumente.
- Einblick in originale Unterlagen zur Abrechnung muss der Vermieter gestatten, notfalls bei ihm vor Ort im Büro.
- Für die Zeit der Prüfung und Klärung können Mieter ihre Nachzahlung zurückhalten.
- Vor der Korrektur des Fehlers durch den Vermieter muss ein Mieter den Teil einer Nachforderung bezahlen, der nicht von Fehlern betroffen ist.
Nebenkostenabrechnung und Verjährung
An Fristen ist auch der Vermieter gebunden. Die Verjährungsfrist für den Vermieter ist relativ kurz und kann für den Mieter sogar von Vorteil sein. Für die Jahresabrechnung hat der Vermieter nämlich genau zwölf Monate Zeit. Das bedeutet, dass er in der Regel bis zum Ende des auf das Abrechnungsjahr folgenden Jahres fertig sein muss.
Tipp: Fristeinhaltung durch Vermieter prüfen
Kommt die Abrechnung der Nebenkosten nach mehr als zwölf Monaten beim Mieter an, hat dieser Glück gehabt. Dann muss er die Nachforderung nicht begleichen, ganz gleich, wie hoch diese ausfällt. Vorteil für Mieter: Das Guthaben, das sich ja ebenfalls aus einer Nebenkostenabrechnung ergeben kann, verfällt nicht.
Die häufigsten Fehler bei der Abrechnung
Selbst Profis in den Verwaltungen der Mietshäuser machen Fehler bei den Abrechnungen von Nebenkosten, etwa bei der Anwendung von Verteilerschlüsseln oder bei der Abrechnung von Fristen. Am häufigsten allerdings schleichen sich in die Auflistung von Kosten Positionen, die dort gar nicht hingehören, weil sie nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Bei der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung sollten abgerechnete Posten deshalb als erstes ins Auge gefasst werden.
- Kosten für die Verwaltung
Definitiv keine Betriebskosten sind Zahlungen, die für die Hausverwaltung anfallen. Das sind neben Porto und Zinsen auch Bankgebühren oder Kosten für das Telefon. Umgelegt werden dürfen diese Aufwendungen nicht, auch wenn das im Mietvertrag vermerkt ist. Hier lohnt sich der Widerspruch. - Kosten für den Hausmeister
Typische Tätigkeiten für einen Hausmeister sind die Reinigung des Treppenhauses oder die Pflege des Hofs. Übernehmen externe Firmen diese Aufgaben, obwohl das Haus einen Hausmeister hat, müssen Mieter nachhaken. Eine doppelte Abrechnung ist nicht gestattet. - Pflege des Gartens
Lediglich die Kosten für die Pflege eines Gartens, die immer wiederkehren, dürfen in der Nebenkostenabrechnung erscheinen. Typischerweise wären das Rasenmähen, Beseitigung von Unkraut oder Schneiden von Hecken. Wenn ein Garten ganz neu angelegt oder neues Gartengerät angeschafft wird, ist das Sache des Vermieters. Der Mieter braucht hier nichts zu zahlen. - Aufwand für Versicherungspolicen
Auf die Mieter umgelegt werden dürfen die Prämien für die Gebäudeversicherung und für die Wohngebäude-Haftpflichtversicherung. Alle anderen Policen des Vermieters müssen auch ausschließlich von ihm finanziert werden und haben in den Betriebskosten nichts zu suchen. Das wären zum Beispiel die Rechtsschutz- und die Hausratpolice oder die Mietverlustversicherung. - Wartung versus Reparatur
Achtung bei Kosten für Wartung und Reparatur: Wartungskosten sind Mietersache. Reparaturen dagegen braucht der Mieter nicht zu zahlen. Reparaturen im Haus aber auch in der Wohnung selbst sind Vermietersache. Bei Vollwartungsverträgen werden die Kosten für Reparaturen herausgerechnet. Passiert das nicht, sind bis zu 50 Prozent der Kosten des Vertrags abziehbar. - Streitpunkt Fahrstuhl
Definitiv Betriebskosten sind die Aufwendungen für die Wartung und Pflege eines Fahrstuhls. Auch Erdgeschossmieter müssen die Posten in der Nebenkostenabrechnung akzeptieren. Das hat der Bundesgerichtshof (BGH) bestätigt (Az.: VIII ZR 103/06). Mieter in einem anderen Teil des Gebäudes sind dagegen nicht zur Zahlung verpflichtet (BGH, Az.: VIII ZR 128/08).
Zu hohe Nebenkostenabrechnung: Widerspruch
Die Widerspruchsfrist für Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung werden innerhalb von zwölf Monaten nach deren Erhalt beim Vermieter vorgebracht. Das sagt Paragraph 556 Abs. 3 BGB.
Die Frist zum Einspruch endet auf den Tag genau zwölf Monate, nachdem die Abrechnung der Betriebskosten beim Mieter eingetroffen ist und nicht erst zum Ende des entsprechenden Kalendermonats, urteilte das Landgericht Berlin (Az.: 63 S 35/16).
Die Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung müssen konkret sein. Eine pauschale Behauptung, die Nebenkosten seien überhöht und Kostensteigerungen unerklärlich, reichen nicht, urteilte das Amtsgericht Berlin Mitte (Az.: 17 C 247/14).
Nebenkostenabrechnung nach Auszug
Nach der Kündigung der Wohnung hat der Vermieter 12 Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung an den Mieter zu schicken.
Der Vermieter kann wählen:
- ob er den Zeitraum für die Abrechnung durch Verkürzung bis zum Termin des Auszugs ändert und bei Neueinzug für den neuen Mieter einen verkürzten Abrechnungszeitraum bestimmt ODER
- den alten Abrechnungszeitraum behält
Bei der ersten Variante muss der Vermieter zwei Abrechnungen der Betriebskosten erstellen – für jeden Mieter eine. Bei Variante zwei braucht er nur eine Nebenkostenabrechnung zu erarbeiten. Diese müssen dann beide Mieter nach ihren Anteilen an der Mietzeit begleichen.
Nebenkostenabrechnung und Hartz 4
Die Nachzahlung der Nebenkosten zählt zu den „Kosten der Unterkunft“. Das gilt auch für deren Vorauszahlungen. Nach den Bestimmungen des zweiten Sozialgesetzbuchs (SGB II) werden sie also vom Jobcenter beglichen.
Das Jobcenter übernimmt die Nachzahlung bei den Nebenkosten dann, wenn der Mieter während des Abrechnungszeitraums Hartz IV bezogen hat.
Beim Verbrauch von Gas und Wasser darf er nicht verschwenderisch gewesen sein. Geht das Jobcenter von unangemessenen Nebenkosten aus, kann es sein, dass es die Nachforderungen des Vermieters nicht begleicht.
Zum Antrag auf Erstattung der Nachzahlung gehört unbedingt die Abrechnung der Nebenkosten. Dann kann das Amt die hohen Kosten besser nachvollziehen. Auch der Vermieter sollte gebeten werden, Stellung zu beziehen. Er kann die hohen Kosten erklären und die Einrede abwenden, dass der Empfänger von Hartz IV verschwenderisch gewesen ist.
Die wichtigsten Tipps für Vermieter und Mieter
Rechnungskopien: Vermieter müssen der Nebenkostenabrechnung keine Rechnungskopien beifügen. Der Mieter hat aber das Recht, diese bei Fragen und Problemen einzusehen.
Kosten für Belegkopien: Hier ist Kulanz auf beiden Seiten gefragt. Es ist umstritten, ob der Vermieter die Kosten für die Übersendung der Kopien an seinen Mieter tragen muss. Alternative: Vermieter und Mieter einigen sich, Belege im Vermieterbüro anzusehen.
Heizkosten: Mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Kosten für das Heizen werden nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet. Der Rest geht auf die Wohnfläche. Ausnahmen gelten bei besonders energieeffizienten Gebäuden.
Fälligkeit der Nachzahlung: Ist die Betriebskostenabrechnung rechtmäßig erstellt, wird die Nachzahlung sofort fällig. Sollte der Mieter grade finanziell nicht in der Lage sein, die Nachzahlung zu stemmen, kann in solchen Situationen der Minikredit von VEXCASH als Überbrückungsmöglichkeit eingesetzt werden.
Hinweis zur Rechtsnorm: Paragraph 271 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Ein Gläubiger kann eine Leistung sofort verlangen, wenn für diese weder eine Zeit bestimmt ist noch sich aus den Umständen ergibt.
Das heißt: Der Vermieter hat Anspruch auf Bezahlung Nebenkosten grundsätzlich mit der Übersendung der formell ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung. Das sagt auch der BGH (Az.: VIII ZR 78/05).