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Finanz-Tipps

Heizkostenabrechnung – So gelingt die Prüfung der Abrechnung

Heizkostenabrechnung

Der Streit um die Heizkostenabrechnung ist der Hauptgrund, warum Mieter und Vermieter vor Gericht landen. Laut Erhebungen des Deutschen Mieterbundes ist tatsächlich jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch. Mieter sind gut beraten, wenn sie wissen, welche Posten auf einer Heizkostenabrechnung stehen dürfen und was der Vermieter nicht abrechnen darf. Auch das Wissen um Einspruchsfristen und die Formalien, die bei einer überzogenen Forderung einzuhalten sind, ist hilfreich, um gegen eine fehlerhafte Heizkostenabrechnung vorzugehen.

Heizkostenverordnung

Was gibt die Heizkostenverordnung an und was beinhaltet sie?

In der Heizkostenverordnung sind die rechtlichen Grundlagen für die Heizkostenabrechnung niedergelegt. Infolgedessen müssen die Heizkosten nach einem spezifischen Abrechnungsschlüssel in einem Mietshaus verteilt werden. Sowohl Schlüssel als auch die Einzelposten, müssen für den Verbraucher ersichtlich sein. Eine Heizkostenpauschale oder eine Inklusivmiete ist nicht erlaubt. Ein verpflichtender Verbrauchszähler schützt den Mieter vor der Willkür des Vermieters und unterstützt den verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen. Als Teil der Betriebskostenabrechnung ist die Heizkostenverordnung sowohl im klassischen Mietverhältnis als auch in Wohnungseigentümergemeinschaften gültig.

Heizkostenabrechnung prüfen

Welche Kosten müssen in einer Heizkostenabrechnung aufgeführt werden?

Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass eine Heizkostenabrechnung jeden Posten einzeln aufführen muss. Die Abrechnung muss ebenfalls den Gesamtbetrag und den individuellen Verbrauch einer Wohnung dokumentieren. Anhand des Verteilerschlüssels wird dem Mieter ersichtlich, wie die einzelnen Positionen auf sein Zuhause umgelegt werden.

Zu den Kostenposten der Heizkostenabrechnung zählen der Brennstoffverbrauch, die Brennstofflieferung, Arbeiten für Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage sowie die erfolgte Wartung. Auch die Reinigung und Anlage des Raumes, in dem die Heizanlage betrieben wird, zählen zu den Heizkosten. Neben dem Strom, der aufgewendet wird, um die Anlage zu betreiben, werden die Kosten für die Messung des Verbrauchs inklusive anfallender Mietgebühren umgelegt. Eine Heizkostenabrechnung listet die Kosten für die Abrechnung sowie das Entgelt des Schornsteinfegers auf.

Welche Daten müssen außerdem aufgeführt werden?

Die Heizkostenabrechnung muss neben den oben aufgeführten Posten weitere Punkte enthalten.

Dazu zählen:

  • Der Abrechnungszeitraum: Der Zeitraum der Abrechnung muss präzise angegeben sein und exakt zwölf Monate betragen, zum Beispiel vom 31.01.2017 bis zum 31.01.2018. Ist ein Mieter ein- oder umgezogen, muss die Heizkostenabrechnung die Mietdauer auflisten.
  • Die abrechnende Person: Neben der Anschrift des abgerechneten Gebäudes und der Nutzungseinheit, muss sich auf der Heizkostenabrechnung der Name der Person befinden, von der die Abrechnung durchgeführt wurde.
  • Der Verteilerschlüssel: Heizkosten müssen gerecht unter den Mietern aufgeteilt werden. Dazu wird ein Maßstab bestimmt, der in einen Grundkostenanteil und einen Verbrauchskostenanteil aufgeteilt ist. Für den Grundkostenanteil gilt das Verhältnis von Wohnfläche zum Gesamtgebäude. Er beträgt mindestens 30, höchstens jedoch 50 Prozent. Daraus resultieren die Verbrauchskosten von mindestens 50 und höchstens 70 Prozent. Wenn das Gebäude den Anforderungen der Wärmeschutzverordnung entspricht, liegt die Verteilung in den Händen des Vermieters. Falls nicht, sind es verpflichtend 30 Prozent Grundkosten und 70 Prozent Verbrauchskosten.
  • Der tatsächliche Verbrauch: Die meisten Mieter zahlen eine monatliche Pauschale für die Heizkosten. Nach der Heizkostenverordnung darf ausschließlich der tatsächliche Verbrauch an Brennstoffen abgerechnet werden, weshalb dieser Posten nicht fehlen darf.
  • Die Höhe der Vorauszahlung: Abschläge, die ein Mieter über den Abrechnungszeitraum bezahlt hat, müssen komplett dokumentiert sein.
  • Der Gesamtbetrag: Die Kosten für das gesamte Gebäude sind aufzulisten.
  • Das Abrechnungsresultat: Es muss für den Mieter ersichtlich sein, ob es zu einer Nachzahlung oder einer Rückerstattung im Voraus gezahlter Kosten kommt.

Welche Kosten dürfen nicht abgerechnet werden?

Folgende Kosten dürfen nicht abgerechnet werden:

  • Die Reparaturkosten: Während Wartungsarbeiten an der Heizung regelmäßig anfallen, sind die unterschiedlichen Reparaturen in der Regel einmalig. Die Kosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.
  • Die Finanzierung der Anlage: Hat ein Vermieter die neue Heizanlage finanziert, können diese Kosten zwar umgelegt werden, jedoch nicht im Rahmen der Heizkostenabrechnung.
  • Die Versicherung der Heizanlage: Ist ein Öltank versichert, dürfen die Kosten für die Beiträge zwar auf die Mieter umgelegt werden. Diese Kosten finden keine Anwendung im Bereich der Heizkostenabrechnung.

Was sind umlagefähige Kosten?

Umlagefähige Kosten werden auch Betriebskosten genannt. Was genau auf die Mieter umgelegt wird, regelt der Mietvertrag. Gemäß § 2 Nr. 4a Betriebskostenverordnung (BetrKV) darf ein Vermieter die Kosten für die Bedienung, Überwachung, Pflege und regelmäßige Prüfung der Anlage sowie ihre Einstellung durch einen Fachmann und die Reinigung der Betriebsräume auf die Mieter umlegen. Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen wie der Austausch des Brenners oder des Notstromaggregats fallen nicht darunter. Mieter können anhand der Heizkostenabrechnung oft nicht ersehen, ob der Vermieter Reparaturkosten umgelegt hat. Als Faustregel hilft, den Posten für die Wartungskosten unter die Lupe zu nehmen. Mehr als fünf Prozent der Brennstoffkosten dürfen diese nicht ausmachen. Auffällig sind Kostenschwankungen in diesem Bereich gegenüber den Vorjahren.

Wie ist die Abrechnung zu prüfen?

Sobald die Heizkostenabrechnung eintrifft, sollte der Mieter sie prüfen. Oft steckt keine böse Absicht, sondern ein Ablesefehler in der Abrechnung. Ein guter Vergleichspunkt bietet der Verbrauch des Vorjahres. Wer in eine Wohnung einzieht, sollte sich den Zählerstand notieren und sich alte Abrechnungen zeigen lassen. Somit kann der Mieter prüfen, ob die Nebenkostenvorauszahlungen zu niedrig oder zu hoch angesetzt wurden. Der Mieterbund gibt den Betriebskostenspiegel heraus, der die durchschnittlichen Kosten für Heizung und Warmwasser in Deutschland erfasst. Regionale Unterschiede sind möglich. Liegt die Heizkostenabrechnung zu deutlich über den Richtwerten, ist eine Rückfrage beim Vermieter sinnvoll.

Die gängigsten Fehler der Heizkostenabrechnung

Formfehler
Fehlen die Namen von Vermieter, Mieter oder die Angaben zur Abrechnungsfirma, gibt es ein formales Problem mit der Heizkostenabrechnung. Eingehalten werden muss auch die Abrechnungsfrist. Sie beginnt zum Ende des Abrechnungszeitraumes und beträgt exakt zwölf Monate. Nach Ablauf dieser Frist kann ein Vermieter keine Forderungen mehr stellen. Es ist kein Problem, wenn die Heizkosten von den übrigen Nebenkosten separat abgerechnet werden, das muss allerdings im Mietvertrag vereinbart sein.

Falsche Daten
Auf dem Datenblatt müssen Größe der Nutzungseinheit und Name der Nutzer vermerkt sein. Hinzu kommen die technischen Grunddaten, aus denen hervorgeht, welche Verbrauchserfassungsgeräte dem einzelnen Mieter zugeordnet sind. Der Mieter muss alle Informationen gedanklich nachvollziehen können.

Falsche Nutzergruppen
In manchen Gebäuden gibt es unterschiedliche Messsysteme für die Heizungswärme. In einigen Fällen halten sich Vermieter nicht daran, die Nutzergruppen zu trennen, obwohl die Heizkostenverordnung es vorschreibt.

Unstimmigkeiten bei den Ablesewerten
Die Ablesungen für die Heizkostenabrechnung erfolgen in jährlichem Turnus und müssen mindestens zehn Tage, besser zwei Wochen, vorher angekündigt werden. Kommt es zu einem Mieterwechsel, muss eine Zwischenablesung erfolgen.

Falsche Kostenumlage
Vermieter legen oft Kosten auf den Mieter um, die sie laut Heizkostenverordnung nicht auf die
Heizkostenabrechnung schreiben dürfen.

Mangelhafte Kostenabgrenzung
Auf der Heizkostenabrechnung dürfen nur die Kosten erscheinen, die im Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallen sind.

Keine Einhaltung der Normen
Eine Heizkostenabrechnung darf nicht mehr als zwölf Monate umfassen, wobei der Verbrauchsanteil nicht 70 Prozent überschreiten darf. Abweichungen davon müssen mit einer Klausel im Mietvertrag festgelegt sein. Endet der Abrechnungszeitraum, muss die Ablesung sofort erfolgen.

Bestimmte Faktoren werden nicht berücksichtigt
Steht eine Wohnung im Gebäude leer, dürfen die hierfür anfallenden Heizkosten nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden. Handelt es sich um einen Neubau, ist die Bauaustrocknung zu beachten. Vermieter lösen diesen Punkt, indem ein Pauschalbetrag von den Gesamtkosten abgezogen wird.

Vermieter legen oft Kosten auf den Mieter um, die sie laut Heizkostenverordnung nicht auf die Heizkostenabrechnung schreiben dürfen.
Vermieter legen oft Kosten auf den Mieter um, die sie laut Heizkostenverordnung nicht auf die
Heizkostenabrechnung schreiben dürfen.

Heizkostenabrechnung fehlerhaft: Die Rechte des Mieters

Welche formellen Mängel der Abrechnung erlauben einen Widerspruch?

Ein formeller Fehler liegt dann vor, wenn die Abrechnung eine bestimmte formelle Voraussetzung missen lässt.

Darunter fallen zum Beispiel:

  • Falscher Abrechnungszeitraum: Ein Vermieter darf den Ablesezeitraum weder verkürzen noch verlängern. Als Abrechnungszeitraum legt der Gesetzgeber zwölf Monate fest.
  • Übermittlungsfehler: Alle notwendigen Posten der Heizkosten müssen schriftlich übermittelt werden.
  • Kein Verantwortlicher: Dem Mieter muss anhand der Heizkostenabrechnung ersichtlich werden, wer diese erstellt hat. Die Person, von der die Abrechnung erstellt wurde, muss eine Vertretungsvollmacht des Vermieters besitzen.
  • Fehlender Umlagemaßstab: Mieter müssen intransparente Umlagemaßstäbe nicht akzeptieren. Sie können vom Vermieter eine weiterführende Erläuterung verlangen, wie die Kosten zusammengesetzt werden und die Gesamtkosten auf den eigenen Verbrauch umgelegt werden.
  • Verteilerschlüssel: Der Verteilerschlüssel muss dem Mieter genannt und erläutert werden.
  • Vorauszahlungen: Vorauszahlungen, die der Mieter geleistet hat, müssen in der Heizkostenabrechnung benannt werden. Kommt es zu einer Nachzahlung oder Erstattung der Heizkosten, müssen die entsprechenden Beträge genannt werden.

Welche inhaltlichen Mängel erlauben einen Widerspruch?

Wenn ein inhaltlicher Fehler in der Heizkostenabrechnung vorliegt, handelt es sich häufig um Angaben zum Verbrauch des Mieters oder unklare Posten bei einem bestimmten Kostenpunkt. Nicht immer kann der Mieter derartige Fehler sofort erkennen. Bei einem Verdachtsmoment darf ein Mieter innerhalb von einem Jahr Einsicht in die Belege des Vermieters fordern. Ist das in den Räumlichkeiten des Vermieters aufgrund einer Behinderung des Mieters oder einer großen räumlichen Distanz nicht möglich, darf der Mieter eine Kopie der Belege anfordern. Gemäß eines Urteils des Bundesgerichtshofes, ist eine Heizkostenabrechnung inhaltlich fehlerhaft, wenn in ihr nicht nur die Kosten für den verbrauchten Brennstoff während des Abrechnungszeitraums, sondern auch die für den gegen Ende des Abrechnungszeitraumes nachgetankten Brennstoff gelistet werden (BGH; VIII ZR 260/11, Beschluss vom 14.2.2012). Falls ein Vermieter die Heizkostenabrechnung nicht verbrauchsabhängig erstellt hat, darf ein Mieter die auf ihn entfallenen Kosten laut der Heizkostenverordnung um 15 Prozent kürzen. Gleichzeitig darf dann vom Vermieter eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung für den nächsten Abrechnungszeitraum verlangt werden.

Einspruch einlegen – Die wichtigsten Schritte

Gibt es in der Heizkostenabrechnung formale oder inhaltliche Fehler, kann ein Mieter diese zurückweisen und um Korrektur bitten. Selbst wenn schon gezahlt wurde und der Fehler im Nachhinein auffällt, kann innerhalb der Frist von zwölf Monaten um eine Korrektur gebeten werden. Diese Zeitspanne steht ebenfalls dem Vermieter zu. Wenn er diese Frist verstreichen lässt, muss der Mieter keine Nachzahlung mehr leisten.

So funktioniert der Widerspruch gegen eine fehlerhafte Heizkostenabrechnung:

  • Die Einwände gegen die Heizkostenabrechnung müssen schriftlich erfolgen, am besten per Einwurfeinschreiben.
  • Die betreffenden, strittigen Punkte müssen einzeln aufgelistet sein.
  • Der Widerspruch muss mit Formulierungen wie zum Beispiel „Eine einmalige Reparatur der Heizungsanlage darf nicht auf die Mieter umgelegt werden“ begründet werden.
  • In dem Schreiben muss der Vermieter um eine Stellungnahme gebeten werden.
  • Je nach strittigem Posten kann Einsicht in die Belege gefordert werden.
  • Wurde eine Zahlung geleistet, sollte der Vermieter darüber informiert werden, dass die Nachzahlung unter Vorbehalt einer Rückforderung getätigt wurde.
  • Wurde noch nicht gezahlt, sollte angekündigt werden, dass der strittige Anteil bis zur Klärung einbehalten wird.

Übersendet ein Vermieter Belege, darf er diese mit maximal 25 Cent pro Kopie in Rechnung stellen. Im Interesse aller Beteiligten sollte versucht werden, eine einvernehmliche Lösung zu finden. Ist dies nicht möglich, kann der Mieter bei einem Mieterverein um Unterstützung bitten oder in letzter Konsequenz den Anwalt einschalten.

Welche Fristen gelten für den Widerspruch?

Ein Mieter hat zwölf Monate Zeit, um seine Einwände gegen die Heizkostenabrechnung vorzubringen. Viele haben Angst, ihre mietvertraglichen Pflichten zu verletzen, wenn sie nicht sofort eine Nachzahlung leisten, obwohl noch strittige Punkte zu klären sind. In diesem Fall geht ein Mieter mit der Nachzahlung unter Vorbehalt auf Nummer sicher. Manchmal kommt es vor, dass ein Vermieter die geforderte Einsicht in die Unterlagen der Heizkostenabrechnung nicht gewährt oder es ihm aufgrund von Krankheit nicht möglich ist. Paragraph 556 des BGB besagt, dass in diesem Fall auch nach Ende der Frist Widerspruch eingelegt werden kann.

Heizkostenabrechnung finanzieren

Wie kann die Abrechnung finanziert werden?

Mieter werden häufig von immensen Nachforderungen bei der Heizkostenabrechnung überrascht. Nicht immer ist genug Geld auf dem Konto vorhanden, um den Forderungen des Vermieters sofort nachzukommen. Bei einem akuten Engpass empfiehlt sich ein Vexcash-Minikredit. Die gewünschte Kreditsumme kann am Tag der Antragsstellung per WebiIdent auf das Konto überwiesen werden. Die Rückzahlung der Kreditsumme erfolgt schnell und flexibel. Auf den Schufa-Score wirkt sich Die Anfrage des Kredits nicht nachteilig aus. Wer Probleme hat, neben der alten Heizkostenabrechnung auch die Mietkaution der neuen Wohnung zu entrichten, kann auf verschiedene Alternativen zurückgreifen.

Die Heizkostenabrechnung nach dem Auszug

Wenn Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden, muss der Vermieter diese beim Auszug des Mieters ablesen lassen. Gemäß 9b der Heizkostenverordnung muss der Vermieter lediglich eine Zwischenablesung vornehmen, zu einer Teilabrechnung ist er nicht verpflichtet. Ein Mieter muss laut § 556 III S. 3 BGB bei einem Auszug während der Abrechnungsperiode einen Verweis auf das Ende des Abrechnungszeitraumes akzeptieren.

Die Heizkostenabrechnung im Rahmen von Hartz IV

Besonders nach einem kalten Winter werden viele Bezieher von Hartz IV von einer Nebenkostennachforderung überrascht. Ist die Heizkostenabrechnung zu hoch, wird die Nachzahlung vom Jobcenter geleistet, sofern diese in einem angemessenen Rahmen liegt. Mit dem Heizspiegel überprüft das Jobcenter in der Regel die Werte von vergleichbaren Wohnungen. Bei sehr hohen Werten wird von einem unwirtschaftlichen Heizverhalten ausgegangen und die Nachzahlung verweigert. Leistungsempfänger können dann ein Darlehen beantragen. Fällt die Heizkostenabrechnung so aus, dass ein Guthaben besteht, wird der entsprechende Betrag im Folgemonat von den üblichen Zahlungen für Unterkunft und Heizung abgezogen.

Tipps und Besonderheiten für Mieter und Vermieter

Unterscheidung zwischen einem Heizkostenverteiler und Wärmemengenzähler

Ein Wärmemengenzähler erfasst den Wärmeverbrauch in der Einheit Kilowattstunden. Durch die Temperaturdifferenz von ankommendem und abgehendem Heizwasser kann ermittelt werden, wie viel tatsächlich geheizt wurde. Ein Wärmemengenzähler befindet sich nicht am Heizkörper selbst, sondern am Eingang der Leitungen in den Wohnbereich. Sie sind teuer und werden selten verwendet. Der Heizkostenverteiler misst nicht den Energieverbrauch, sondern die Umgebungswärme am Heizkörper. Mit diversen Umrechnungsfaktoren multipliziert, kann eine relative Bezugsgröße für alle in einem Mietshaus anfallenden Heizkosten ermittelt werden. Heizkostenverteiler, die nach dem Verdunstungsprinzip arbeiten, sind günstig und bequem einzubauen. Die Ergebnisse sind teilweise sehr ungenau. Elektronische Heizkostenverteiler sind teurer, aber zuverlässiger. Sinnvoll sind sie dann, wenn sie Daten elektronisch übertragen. Ablesewerte werden gesichert und der Mieter muss sich bei Auszug nicht um den Ablesetermin kümmern.

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Content Marketing und PR sind Nicoles große Stärke. Als ausgebildete Medienwirtin und Journalistin verfasst Sie spannenden Content für den Blog, unterstützt in der Freizeit Bildungsprojekte und lauscht gerne isländischer Musik.