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Finanz-Tipps

Reisekosten absetzen – Berufliche Reisekosten steuerlich geltend machen

Wer die Reisekosten absetzen möchte, muss dafür eine berufliche Auswärtstätigkeit nachweisen.

Wer beruflich viel reisen muss, kann seine Aufwendungen für Fahrt, Unterkunft und Verpflegung steuerlich geltend machen. Wer die Reisekosten absetzen möchte, muss dafür eine berufliche Auswärtstätigkeit nachweisen. Als Werbungskosten können sie bei der Ermittlung der Einkünfte aus nicht selbständiger Tätigkeit von der Steuer abgezogen werden. Das Absetzen der Reisekosten ist dabei nicht nur bei längeren beruflichen Aufenthalten in einer anderen Stadt oder im Ausland möglich. Der Gesetzgeber sieht auch vor, Fahrtkosten zur Arbeit anzugeben. Daneben können auch die Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Reisenebenkosten und der Zweitwohnsitz von der Steuer abgesetzt werden.

Reisekosten absetzen- was bedeutet das?

Gemäß § 9 des Einkommensteuergesetzes kann das Absetzen der Reisekosten unter der Kategorie Werbungskosten laufen. Eine Auswärtstätigkeit bedeutet, dass vorübergehend außerhalb der eigenen Arbeitsstätte gearbeitet wird. Es muss durch Quittungen und anderen Schriftverkehr nachgewiesen werden, dass die Reise berufsbedingt war.

Reisekosten absetzen – was ist möglich?

  • Fahrt: Hierbei handelt es sich um Aufwendungen, die durch die Benutzung eines Verkehrsmittels entstehen. Bei einem Privatfahrzeug wird eine Kilometerpauschale zugrunde gelegt
  • Unterkunft: Die Aufwendungen sind durch Hotelrechnungen zu belegen.
  • Verpflegung: Damit sind die Kosten gemeint, die einem Arbeitnehmer entstehen, wenn er sich nicht wie gewohnt zu Hause verpflegen kann.
  • Reisenebenkosten: Kosten, die neben Fahrt, Unterkunft sowie Verpflegung anfallen und mit der Dienstreise zu tun haben.
  • Zweitwohnung: Ist eine doppelte Haushaltsführung berufsbedingt notwendig, kann auch diese steuerlich geltend gemacht werden.

Wann Reisekosten absetzen nicht funktioniert

  • für private Ausgaben während der Geschäftsreise
  • Unterkunft, Verpflegung und Fahrtkosten von privaten Begleitpersonen
  • Anschaffung von Gepäckstücken
  • Anschaffung von Reisekleidung

Reisekosten absetzen und Fahrtkosten steuerlich geltend machen

Reisekosten absetzen – Was ist die erste Tätigkeitsstätte?

Die erste Tätigkeitsstätte definiert der Gesetzgeber als ortsfeste Räumlichkeiten des jeweiligen Betriebes, wobei es sich auch um eine Niederlassung oder eine Filiale handelt. Sollte der Angestellte einem speziellen Kunden zugeordnet sein, kann dessen Sitz ebenfalls die erste Tätigkeitsstätte sein. Das Arbeitsverhältnis an dieser ersten Tätigkeitsstätte muss dauerhaft sein. Das bedeutet, der Aufenthalt muss über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus erfolgen. Erfolgt eine derartige Zuordnung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber nicht, gilt als erste Tätigkeitsstätte die Einrichtung, in der mindestens zwei volle Arbeitstage oder ein Drittel der Arbeitszeit verbracht werden. Ist ein Außendienstmitarbeiter zweimal pro Woche jeweils einen halben Tag im Büro, kann der Arbeitgeber den Firmensitz als erste Tätigkeitsstätte festlegen. Die Fahrten von der Wohnung zum Betrieb können als Werbungskosten mit der Entfernungspauschale abgesetzt werden. Sämtliche Reise-und Übernachtungskosten sowie die doppelte Haushaltsführung orientieren sich an dieser ersten Tätigkeitsstätte.

Reisekosten absetzen – Was sind Fahrtkosten?

Als Fahrtkosten werden alle anfälligen Aufwendungen bezeichnet, die notwendig sind, um von zu Hause zur Arbeitsstätte und umgekehrt, zu gelangen. Es ist unerheblich, ob für diese Fahrten das eigene Auto, ein Fahrrad, ein Dienstwagen, die öffentlichen Verkehrsmittel oder eine Fahrgemeinschaft benutzt werden. Diese Kosten dürfen immer als Werbungskosten abgesetzt werden, in der Steuererklärung sind hierfür die Zeilen 31 bis 40 der Anlage N ausgewiesen. Variabel ist die Höhe der Fahrtkosten, die pro Kilometer abgesetzt werden können, wobei es eine Grenze von 4500 Euro gibt. Die Ausnahme bilden Arbeitnehmer, die ihr eigenes Fahrzeug für den Arbeitsweg benutzen, diese können Fahrtkosten ohne Limit geltend machen. Das gilt auch, wenn das Fahrzeug für den Arbeitsweg vom Partner oder den Eltern überlassen wurde. Die unter Werbungskosten fallenden Fahrtkosten werden als Entfernungspauschale bezeichnet. Der wichtigste Wert ist die Pauschale von 0,30 Euro pro gefahrenen PKW-Kilometer. Für andere motorgetriebene Fahrzeuge gilt ein Wert von 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer. Für die Steuererklärung kann diese Entfernungspauschale, auch Pendlerpauschale genannt, zugrunde gelegt werden.

Wie lassen sich die tatsächlichen Fahrtkosten absetzen?

Alternativ ist es möglich, anhand der Jahresbasis die tatsächlichen Fahrtkosten zu berechnen. Hierfür werden anhand der entsprechenden Belege alle Kosten rund um das Fahrzeug ermittelt.

Dazu zählen beispielsweise

  • Reparatur und Werkstatt
  • Steuer, Treibstoff
  • Versicherungen
  • Kosten für den Garagenstellplatz
  • oder Zinsen für ein eventuelles Darlehen.

Strafzettel oder Parkgebühren dürfen nicht aufgeführt werden. Es fließt ebenfalls die anteilige Abschreibung des Fahrzeugs ein, bei einem Neuwagen kann der Kaufpreis über sechs Jahre hinweg aufgeführt werden. Nun werden die Kosten pro gefahrenen Kilometer aus diesen Posten ermittelt und mit der Anzahl der Kilometer multipliziert, die für die Fahrtkosten steuerlich relevant sind. Dieses Rechenmodell lohnt sich für alle, die Reisekosten absetzen wollen und beruflich sehr viel unterwegs sind. Seit 2012 prüfen die Finanzämter jahresbezogen, ob die Entfernungspauschale oder die tatsächlichen Kosten für den Steuerzahler günstiger sind.

Was sind die Unterschiede zwischen Fahrtkosten und Reisekosten?

Zuweilen herrscht Unklarheit, ob es sich um Fahrt- oder um Reisekosten handelt. Entscheidend dabei ist, ob die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte oder zu anderen Arbeitsplätzen erfolgt. Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte greift die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer. Dabei ist der kürzeste Weg zu Arbeit zu berücksichtigen. Wer in der Mittagspause nach Hause fährt, kann die Pauschale übrigens nur einmal pro Tag ansetzen. Pendelt ein Arbeitnehmer täglich mit seinem Fahrzeug 65 Kilometer zur Arbeit und das an vier Tagen pro Woche, können der Berechnung 180 Arbeitstage zugrunde gelegt werden. Dadurch ergeben sich 0,3 Euro x 180 Tage x 65 km =3510 Euro, die in der Steuererklärung als Fahrtkosten angegeben werden können. Besucht der Arbeitnehmer mit seinem Privatfahrzeug einen Kunden und die Fahrstrecke beträgt insgesamt 150 Kilometer, stehen drei Möglichkeiten der Kostenermittlung für diese Dienstreise zur Verfügung. Der Arbeitnehmer kann den standardisierten Kilometersatz von 0,30 Euro pro Kilometer berechnen, was in diesem Falle 45 Euro beträgt. Er könnte andernfalls mit einem Einzelnachweis die Fahrtkosten angeben oder anhand des benutzten Fahrzeuges die individuelle Kilometerpauschale ermitteln.

Werden öffentliche Verkehrsmittel benutzt, ist die Entfernungspauschale mit 4500 Euro abgedeckt.
Werden öffentliche Verkehrsmittel benutzt, ist die Entfernungspauschale mit 4500 Euro abgedeckt.

Die Fahrtkosten sind höher als die Pauschale

Werden öffentliche Verkehrsmittel benutzt, ist die Entfernungspauschale mit 4500 Euro abgedeckt. Aus diesem Grund lohnt ein Vergleich mit den tatsächlichen Kosten. Ist das Entgelt für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel höher, wird dieses zur Berechnung angesetzt. Fallen für Bahntickets im Monat 250 Euro an, wären davon gemäß der Entfernungspauschale bei einem Arbeitsweg von 40 Kilometern und fünf Arbeitstagen in der Woche 2760 Euro im Jahr geltend zu machen. Wird mit dem eigenen Wagen oder einem zur Nutzung überlassenen Fahrzeug zur Arbeit gefahren, greift die Deckelung nicht. Anders gestaltet sich der Fall, wenn der Arbeitsweg zwischen eigenem Wagen und öffentlichen Verkehrsmitteln gesplittet wird. Arbeitnehmer müssen sich dann entscheiden, entweder die Entfernungspauschale oder die tatsächlichen Kosten gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen.

Was bedeutet eine weiträumige Tätigkeit?

In einigen Fällen verfügt ein Arbeitnehmer nicht über eine erste Tätigkeitsstätte. In diesem Fall gilt für die Fahrten von der Wohnung bis zum nächstgelegenen Zugang des Arbeitsgebietes die übliche Entfernungspauschale. Die Fahrten innerhalb des Tätigkeitsraums werden jedoch als Reisekosten veranschlagt. Fährt ein Forstmitarbeiter täglich zu seinem Einsatzort, der mehrere zusammenhängende Waldgebiete umfasst, kommt für diese Fahrten zum Forstbezirk die Entfernungspauschale zum Tragen. Alle Fahrten, die innerhalb dieses Forstgebiets unternommen werden, sind zuzurechnen. Ist der Angestellte im Forstbezirk am Tag mehr als acht Stunden unterwegs, kann sogar die Verpflegungspauschale von 12 Euro abgerechnet werden.

Sammelpunkt – was bedeutet das beim Reisekosten absetzen?

Wenn keine klassische erste Tätigkeitsstätte vorliegt, der Arbeitgeber jedoch bestimmt, dass der Angestellte sich dauerhaft an einem klar definierten Ort einfinden soll, um von dort aus seine Arbeit zu starten, wird dieser Platz steuerrechtlich wie eine erste Tätigkeitsstätte behandelt. Typische Orte, die als Sammelpunkt bezeichnet werden, sind zum Beispiel ein Busdepot, der Parkplatz einer Spedition oder das Auslieferungslager einer Firma. Die Fahrten des Arbeitnehmers zu diesem Sammelpunkt werden steuerrechtlich den Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gleichgestellt. Demnach ist die Entfernungspauschale anzuwenden.

Kosten für die Dienstreise steuerlich geltend machen

Um Dienstreisen steuerlich geltend zu machen, müssen mehrere Kriterien erfüllt sein. Zum einen muss es sich um eine Reise im Interesse des Arbeitgebers handeln, zum Beispiel einen Kundentermin oder eine Fahrt im Außendienst. Auch die Teilnahme an Fortbildungen, Seminaren, Messen, Klassenfahrten von Lehrern und Exkursionen, die Hochschulmitarbeiter durchführen, gelten als Dienstreisen. Als Verkehrsmittel muss der eigene Pkw oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt werden. Wird ein Dienstwagen oder ein vom Arbeitgeber angemietetes Fahrzeug eingesetzt, sind dessen Kosten bereits finanziert. Infolgedessen können diese nicht in der eigenen Steuererklärung berücksichtigt werden. Hat der Arbeitgeber Anteile der Fahrtkosten erstattet, muss dies gegenüber dem Finanzamt angegeben werden.

Fahrtkosten für Begleitpersonen

Bringt der Ehepartner den auf Dienstreise gehenden Arbeitnehmer zum Flughafen, sind Hin- und Rückfahrt steuerlich relevant. Die Rückfahrt wird dann als Leerfahrt aufgeführt. Eine Leerfahrt kann nur bei Dienstreisen geltend gemacht werden. Wird der Partner zu Arbeit gefahren, gilt die leere Rückfahrt nicht. Lediglich die übliche Entfernungspauschale für eine einfache Wegstrecke kann in diesem Fall angegeben werden. Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln und Taxi sind zu belegen, bei Fahrten mit dem Pkw gilt die Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer. Wird ein Kollege mitgenommen, erhöht sich diese auf 0,32 Euro pro Kilometer beim Reisekosten absetzen.

Finanzierungsmöglichkeiten

Reisekosten können abgesetzt werden, wenn passende Belege vorliegen. Fehlen diese, entfällt die Erstattung. Daneben gibt es diverse Gründe, warum Fahrtkosten nicht erstattet werden. So weisen Arbeitgeber oft in der Einladung zum Bewerbungsgespräch darauf hin, dass sie keine Reisekosten übernehmen. Die Finanzierung einer Bahnfahrt zu einem Vorstellungsgespräch kann jedoch gerade bei Studenten, Geringverdienern und Arbeitslosen zu einer Belastung werden. Mit dem Vexcash-Kredit steht eine unkomplizierte Finanzierung der Fahrtkosten zur Verfügung. Der Kurzzeitkredit kann binnen 60 Minuten gewährt werden und hat eine Laufzeit von sieben bis dreißig Tagen.

Verpflegungskosten

Im Rahmen einer Auswärtstätigkeit können alle entstehenden Kosten als Werbungskosten abgezogen werden, worunter auch die Verpflegungskosten fallen. Statt die Ausgaben einzeln nachzuweisen, werden Pauschbeträge gemäß § 4 Abs.5 Satz 1 Nr.5 EStG sowie § 9 Abs. 5 EStG geltend gemacht. Diese Pauschbeträge richten sich nach der Dauer der Auswärtstätigkeit. Bei einer mehrtägigen Dienstreise ohne Heimfahrt beträgt der absetzbare Betrag 24 Euro. Für den Tag der An- und Abreise können 12 Euro abgesetzt werden, genauso wie bei einer eintägigen Dienstreise, bei der die Abwesenheit von der Wohnung mehr als acht Stunden beträgt. Wer sich über die Höhe des abzusetzenden Pauschbetrags unschlüssig ist, orientiert sich an der Abwesenheitsdauer von Wohnung oder Arbeitsplatz am jeweiligen Kalendertag. Erfolgt vor der Abfahrt noch ein kurzer Aufenthalt am Arbeitsplatz, beginnt die Auswärtstätigkeit ab dem Zeitpunkt der Abfahrt vom Büro.

Begleitpersonen und Ort des Antritts der Dienstreise

Wird die Dienstreise von zu Hause aus angetreten, dient die Abfahrt als Berechnungsgrundlage. Führt die Geschäftsreise ins Ausland, gelten andere Pauschbeträge für die Verpflegung. Die Höhe richtet sich hier nach dem Zielland und der Länge des Aufenthaltes. Die Höhe der absetzbaren Reisekosten im Ausland wird jährlich angepasst und vom Bundesfinanzministerium zu Beginn des Kalenderjahres herausgegeben. Gibt es einen zwingenden dienstlichen Grund für die Mitnahme einer weiteren Person, können die Verpflegungskosten für die begleitende Sekretärin oder den Fahrer geltend gemacht werden. Eine Sonderregelung gibt es bei Leiharbeitern. Da hier keine feste Arbeitsstätte vorhanden ist, kann diese Personengruppe den Mehraufwand für Verpflegung gemäß einem Urteil des Bundesfinanzhofs als Werbungskosten anführen (VI R 35/08 vom 17.6.2010).

Wird die Dienstreise von zu Hause aus angetreten, dient die Abfahrt als Berechnungsgrundlage.
Wird die Dienstreise von zu Hause aus angetreten, dient die Abfahrt als Berechnungsgrundlage.

Übernachtungskosten

Unterbringungskosten während einer mehrtägigen Dienstreise unterliegen keinem Pauschalbetrag. Zzudem ist ein steuerfreier Ersatz des hierfür aufgewendeten Betrags möglich. Alternativ können die Kosten für die Übernachtungen von einem Arbeitnehmer auch als Werbungskosten angegeben werden. In diesem Fall ist ein Einzelnachweis der erfolgten Übernachtungen notwendig, der den Namen des Steuerpflichtigen tragen muss. Wer keinen Einzelnachweis hat oder geben möchte, kann einen Pauschbetrag von 20 Euro geltend machen. Im Ausland sind die Beträge entsprechend höher.

Können Übernachtungskosten für eine Begleitperson steuerlich geltend gemacht werden?

Kommt der Partner mit und entstehen Mehrkosten durch ein Doppelzimmer, müssen diese abgezogen werden. Bei der Erstellung der Rechnung ist darauf zu achten, dass keine Frühstückskosten erscheinen, denn diese gehören zu den Verpflegungskosten. Fehlt der Nachweis für die Kosten des Frühstücks, muss ein Betrag von dem Übernachtungsentgelt abgezogen werden. Aktuell sind das im Inland 4,80 Euro pro Nacht und bei Auslandsreisen 20 Prozent der Übernachtungskosten. Eine kleine Fußangel gibt es bei sehr hochpreisigen Hotelunterkünften. Hier geht das Finanzamt davon aus, dass ein Frühstück deutlich teurer als 4,80 Euro ist. Dienstreisende sind gut beraten, in diesem Fall das Frühstück nicht als Einzelposten aufzulisten. Obacht ist geboten bei der Buchung eines Schlafwagens. Dieser zusätzliche Posten bei den Übernachtungen wird nur dann steuerfrei erstattet, wenn die Übernachtung in einer festen Unterkunft beendet oder begonnen wird. Den Pauschbeitrag bei einer Übernachtung in einem Fahrzeug steuerfrei zu erstatten ist nicht möglich.

Doppelte Haushaltsführung

Wohnen in München, arbeiten in Berlin – Arbeitnehmer müssen heute sehr flexibel sein. Um eine doppelte Haushaltsführung steuerlich geltend zu machen, muss die Anmietung der Wohnung aus beruflichen Gründen erfolgen und am Beschäftigungsort der ersten Tätigkeitsstätte liegen. Der Hauptwohnsitz des Arbeitnehmers außerhalb des Beschäftigungsortes besteht fort und stellt seinen Lebensmittelpunkt dar. Von der Steuer als Werbungskosten abgezogen werden dann die Mietkosten, die Familienheimfahrt, die Umzugskosten sowie der Mehraufwand für Verpflegung über einen Zeitraum von drei Monaten. Gemäß einem Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf können sogar Einrichtungsgegenstände abgesetzt werden. Aufwendungen von bis zu 1000 Euro monatlich können für die doppelte Haushaltsführung geltend gemacht werden. Das gilt so lange, wie das Beschäftigungsverhältnis dauert.

Reisenebenkosten

Die Kosten, die während einer Dienstreise abseits Fahrt, Übernachtung und Verpflegung anfallen, werden als Reisenebenkosten bezeichnet. Typische Posten, die abgesetzt werden können, sind:

  • Parkgebühren
  • Mautgebühren
  • Gebühren für Gepäck inklusive Reisegepäckversicherung
  • Eintrittsgelder zu Messen oder Seminaren
  • Trinkgelder
  • Berufliche Telefongespräche, die vom Hotel aus geführt werden
  • Durch Diebstahl verursachte Schäden
  • Schadenersatz bei verursachten Unfällen

Das Bier aus der Minibar oder der Anruf bei der Familie gehören nicht zu den absetzbaren Posten. Reisenebenkosten werden in die Anlage N eingetragen. Pauschalen gibt es bei diesem Posten nicht. Absetzbar ist nur das, was auch tatsächlich ausgegeben wurde. Quittungen werden am besten aufbewahrt. Da es sich um meist kleine Ausgabenposten handelt, reicht dem Finanzamt meist ein Eigenbeleg aus. Vielreisende haben die Möglichkeit, einen täglichen Durchschnittsbetrag anzusetzen: Über einen Zeitraum von drei Monaten werden alle Reisenebenkosten zusammengezählt und durch die Dienstreisetage geteilt. Hat der Arbeitgeber die Auslagen für die Reisenebenkosten erstattet, kann nichts mehr abgesetzt werden. Erfolgte die Erstattung teilweise, kann der Rest angeführt werden.

Gemischte Aufwendungen – was beim Reisekosten absetzen wichtig ist

Gerade bei Auslandsreisen vermuten die Finanzbehörden oft eine private Mitveranlassung. So ist es möglich, dass ein Angestellter auf Weisung seines Chefs die Niederlassung in Wien besuchen muss und dort aufgrund eines Verwandtenbesuchs einen Tag länger bleibt. Hat der berufliche Grund einer Reise nur knapp einen Anteil von zehn Prozent, gelingt es bedingt, die Reisekosten abzusetzen.

Besonderheiten

Reisekosten absetzen trotz Erstattung?

Werden einem Arbeitnehmer die Reisekosten erstattet, sind das steuerfreie Einnahmen. Damit entfällt der Werbungskostenabzug bei der Steuer. Unter dem Strich ist die Erstattung der Auslagen lukrativer als das Absetzen der Reisekosten. Nur so erhält der Arbeitnehmer 100 Prozent zurück.

Reisekosten absetzen – Wann ist eine steuerfreie Erstattung möglich?

Im Gegensatz zu den anderen Fahrt- und Reisekosten wird der Mehraufwand für Verpflegung nur in Höhe der relevanten Pauschale als Arbeitslohn anerkannt, der nicht steuerpflichtig ist. Wird ein Mehraufwand nicht oder nicht bis zur steuerlich relevanten Höhe ersetzt, kann der Arbeitgeber diese Ausgaben in seiner eigenen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

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Content Marketing und PR sind Nicoles große Stärke. Als ausgebildete Medienwirtin und Journalistin verfasst Sie spannenden Content für den Blog, unterstützt in der Freizeit Bildungsprojekte und lauscht gerne isländischer Musik.